Onderstaand functie-overzicht is in willekeurige volgorde en is geenszins compleet. Het overzicht is bedoeld als algemeen overzicht van de meest voorkomende - gevraagde - functies. Alle vermelde bouwstenen c.q. functies kunnen onbeperkt worden gebruik, zonder enige meerkosten. Door bouwstenen met elkaar te verbinden is nagenoeg elk denkbaar nummerplan mogelijk, van zeer eenvoudig tot bijzonder complex.
- Inkomende telefoonlijnen
Een onbeperkt aantal telefoonlijnen en -nummers kunnen worden geconfigureerd. Ieder telefoonnummer (of groep van nummers) kan worden gekoppeld aan een menu (kies 1 voor...), persoon, extern nummer, wachtrij, voice mail, conference box, etc. Door het inkomend telefoonnummer een naam te geven, wordt deze naam getoond op het display van de telefoon.
- Doorschakelschema's
Aan een inkomend nummer kunnen een of meerdere tijdschema's worden toegewezen. Een tijdschema wijzigt het nummerplan op basis van tijd (na sluitingstijd, weekend, feestdagen). Tijdschema's kunnen bellers verbinden met een ander onderdeel van het nummerplan, zoals een wachtrij, extern nummer, voicemail, etc. Tijdschema's kunnen ook aan extensies worden toegekend. Dit kan zinvol zijn als bijvoorbeeld bepaalde medewerkers niet werken op maandag. Bellers worden dan automatisch doorverbonden met een collega.
- Hot Desking / Flexplekken
Indien gebruikers inloggen op een ander telefoontoestel, worden alle instellingen 'meegenomen' naar het nieuwe toestel. Bijzonder handig voor gebruikers zonder vaste werkplek.
- Caller ID Lookup
De display van de telefoon toont de naam van de beller indien bekend. Tevens kan getoond worden op het toestel: naam van het gebelde nummer, naam van de afdeling waarvoor de beller belt en - indien relevant - de naam van de wachtrij.
- Opnemen van gesprekken
Gesprekken, inclusief groepsgsprekken kunnen worden opgenomen. Voor iedere extensie kan worden bepaald welk kanaal dient te worden opgenomen: geen, de medewerker, de beller of beiden. Opgenomen gesprekken kunnen bijvoorbeeld automatisch middels e-mail worden ontvangen.
- Wachtrijen
Een zeer veelzijdig pakket aan functies om binnenkomende gesprekken te verdelen onder medewerkers, waaronder wachtmuziek, wachttijd melding, melding aantal wachtenden en persoonlijke boodschappen.
- Telefonisch vergaderen
Meerdere bellers kunnen gezamenlijk toegang krijgen tot hetzelfde telefoongesprek (telefonische vergadering). Deze vergaderingen kunnen optioneel worden opgenomen.
- Voice Mail
Het systeem biedt vele mogelijkheden met betrekking tot Voice Mail. Voice Mail kan zowel per gebruiker worden bepaald, alsmede op groepsnivo. Ingesproken berichten kunnen via het toestel worden beluisterd en/of automatisch per e-mail worden ontvangen.
- ACD (Automatic Call Distribution)
Diverse functies zijn beschikbaar om binnenkomende gesprekken te verdelen onder beschikbare medewerkers. Waaronder willekeurig, laat alle toestellen gelijktijdig overgaan, laat alle toestellen een-voor-een overgaan en begin steeds vooraan, laat het toestel overgaan welke het langst geleden een gesprek heeft gevoerd, laat het toestel overgaan van de persoon met de minste gesprekken etc.
- Uitgebreide IVR (Interactive Voice Response) menu's
Een veelzijdig keuzesysteem kan worden gedefinieerd om 'bellers' door te sturen naar de juiste afdeling, zonder tussenkomst van een telefoniste, bijvoorbeeld 'Druk een 1 voor...'. IVR menu's kunnen doorverbinden naar alle onderdelen van het nummerplan en kunnen een onbeperkt aantal submenu's bevatten.
- Call Forward IVR Menu
Per gebruiker / toestel kan een Call Forward IVR / Menu worden bepaald. Bellers kunnen vervolgens zelf de gewenste actie kiezen wanneer een oproep niet wordt beantwoord, zoals "wilt u een Voice Mail achter laten druk 1, wilt u worden doorverbonden met het mobiele telefoonnummer druk 2, wilt u worden door verbonden met een collega druk 3...".
- Wachtmuziek
Als een beller 'on hold' wordt gezet of wacht in een wachtrij kan muziek worden afgespeeld. Een onbeperkt aantal muziekprofielen kan worden aangemaakt (met MP3-bestanden). Op deze wijze kan iedere afdeling en bijvoorbeeld wachtrij, zijn eigen 'On Hold' muziek gebruiken.
- Manager - Secretaresse Schakeling
Indien actief worden alle gesprekken richting 'manager' automatisch doorverbonden met het toestel van de secretaresse. Uitsluitend de secretaresse kan rechtstreeks bellen met de manager.
- Bel me nu
Als een bezoeker op de website een telefoonnummer invoert, belt de telefooncentrale de bezoeker automatisch terug zodra een medewerker(s) beschikbaar is. Deze functie is zeer flexibel van opzet.
- Uitgebreide rapportages
Een grote diversiteit aan rapportages is beschikbaar (voor geautoriseerde gebruikers). Waaronder gedetailleerde informatie inzake wachtrijen, wachttijden, kosten, gespreksopnamen, gesprekstijden, verbroken gesprekken tijdens het wachten ('Abandoned Calls) en meer...
Bovenstaand is een greep uit alle mogelijkheden die O4S VoIPforward™ kan bieden. Heeft u aanvullende vragen? Maak dan een afspraak met één van onze adviseurs of maak gebruik van het contactformulier.
